Mobiles@Work en ODOO bij De Ploeg vzw

vzw De Ploeg is een gerenommeerd Limburgs bedrijf uit Sint-Truiden dat actief is in de sociale dienstensector; zij leveren diensten naar ecologisch groenonderhoud, de fruitteelt, klusjes en reiniging, maar ook in de productie en onderhoud van palletten en de logistieke ondersteuning in de Zorgsector.
Zij werken zowel voor lokale overheden, private bedrijven als huisgezinnen.
De Ploeg is reeds meerdere jaren gebruiker van Mobiles@Work . In 2015 werd Mobiles@Work gekoppeld aan ODOO, een Open Source ERP-pakket.
Onderstaand artikel geeft meer uitleg over zowel Mobiles@Work als ODOO bij De Ploeg.

Binnen de meeste sociale-economiebedrijven blijkt er grote nood aan het optimaliseren van het aansturen van en communicatie met mobiele werkploegen of mobiele medewerkers. De tijd die momenteel gespendeerd wordt aan het opvolgen van de ploegen, de rapporten die ter plaatse moeten worden geproduceerd en de gehele lijn van communicatie errond is bij de meeste sociale bedrijven ver van optimaal te noemen. Het verlies aan kostbare tijd van het omkaderingspersoneel is dan ook een direct gevolg hiervan.
Daarnaast komen de uurprijzen van de prestaties steeds meer onder druk te staan doordat de subsidiërende overheden meer en meer besparen op de toelagen voor deze sociale-economiebedrijven.
Door deze inefficiëntie en prijsdruk is er bijgevolg ook verhoudingsgewijze minder en minder tijd voor het omkaderingspersoneel om zich te concentreren op haar kerntaken: het begeleiden van de doelgroepmedewerkers naar een professionele en reguliere arbeidsomgeving.
De sociale-economiebedrijven moeten zich daarom steeds vaker organiseren als een regulier bedrijf en de daarbij horende automatisering.
Het probleem dat zich stelt, is echter de relatief hoge kostprijs voor het automatiseren van bedrijfsprocessen van deze bedrijven, en al helemaal indien deze kostprijs moet gedragen worden door één bedrijf dat de vraag stelt.

vzw De Ploeg kwam met deze problematiek bij fks terecht.
fks formuleerde, na een uitgebreide marktbevraging, een oplossing om tegemoet te komen aan deze problematiek door het bouwen van een gezamenlijk internetplatform dat de aansturing van mobiele medewerkers of ploegen optimaliseert, dat ploegen en medewerkers ondersteunt bij de tijdsregistratie van taken en verplaatsingen die her en der op het terrein dienen uitgevoerd te worden.

Koppeling met ODOO

vzw De Ploeg is inmiddels reeds een aantal jaren gebruiker van het Mobiles@Work platform van fks.

Steven Vandebroek – directeur van vzw De Ploeg – besliste dat het tijd was om een volgende belangrijke stap te zetten naar administratieve vereenvoudiging en de verdere automatisatie van de administratie met veel oog voor een goede nacalculatie van de verschillende uitgevoerde projecten.
Tijdens een analysefase bracht fks de verschillende bedrijfsprocessen en de bedrijfsorganisatie in kaart en werd een voorstel gedaan, naar de implementatie van ODOO. Er werd geopteerd voor de volgende standaard ODOO-modules: boekhouding, analytische boekhouding, verkoop, aankoop, projectbeheer, personeelsbeheer, tijdsregistratie, beheer onkostennota’s en beheer wagenpark.
Deze standaardmodules werden aangevuld met bijkomende fks-modules om workflows te automatiseren, verschillende ordertypes en facturatiecycli (eenmalig project aan vaste prijs, eenmalig project in regie, langlopend projectcontract aan vaste prijs of langlopend projectcontract in regie) te ondersteunen.
Er werd een module ontwikkeld om het ge-/verbruik van bedrijfsvoertuigen, diverse machines en onderdelen alsook andere producten te registreren en de kosten ervan toe te wijzen aan een specifiek project.
En uiteraard werd een koppeling gerealiseerd tussen dit ODOO-systeem en ons Mobiles@Work platform. De ploegen/medewerkers op het terrein beschikken over mobiele toestellen om de voor hen geplande taken te starten, te stoppen en het verbruik van voertuigen, machines en materialen direct te registreren. Deze gegevens worden automatisch teruggekoppeld naar de nacalculatie in ODOO.
Het systeem is reeds sinds 6 december 2015 in gebruik bij De Ploeg.

"De registratie van de werken zal enorm vereenvoudigd worden en onmiddellijk zichtbaar zijn in ODOO. Zowel de planner als medewerkers op de vloer halen hier efficiëntiewinst uit," zegt Steven Vandebroek.

De app

Overzicht van projecten

Overzicht van taken

Genereren van facturen

Taakwerk bij een taak

Localisatie van ploegen op een kaart